NAMA : Anak
Agung Istri Cyntia Kusuma Dewi
NPM :
10211686
KELAS: 3EA27
Dosen : Rini
Sawitri
TUGAS
SOFTSKILL BAHASA INDONESIA
FAKULTAS
MANAJEMEN EKONOMI
UNIVERSITAS
GUNADARMA
2014
SURAT
MENYURAT
1. ARTI DAN FUNGSI SURAT
·
Arti surat
Secara umum
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena
kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk
membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa
surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila
terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka
kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi. Surat-menyurat
adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan,
penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat
keluar.
·
Fungsi surat
ü Sebagai alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
ü Sebagai wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu
bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak
tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan
diwakili oleh surat tersebut
ü Sebagai alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat
pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian
guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa
yang lampau.
ü Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi
ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
ü Sebagai alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
ü Sebagai alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat
merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
ü Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat
tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang
tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
2. SYARAT – SYARAT SURAT YANG BAIK
Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya
sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan
bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus
diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:
·
Jelas
Jelas disini
berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim
surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
·
Benar
Benar disini
berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk
iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
·
Sopan
Sopan disini
berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan
santun.
·
Singkat/tidak
terlalu bertele-tele
Singkat
disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi
menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
·
Lengkap
Lengkap
disini berarti: Maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam
surat.
·
Menarik
Menari disini bukan berarti harus menggunakan kosa
kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul
surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.
3. BAHASA SURAT
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa
yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat
itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku
baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian
alinea/paragraf, dan sebagainya. Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar
isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang
disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu,
menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan,
dan sebagainya.
4. BAGIAN BAGIAN SURAT
Bagian-bagian surat yang saya akan uraikan di bawah
ini merupakan bagian-bagian surat resmi, bagian-bagian surat resmi tersebut
adalah sebagai berikut ini:
·
Kepala
Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop
surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala
surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat,
kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian
surat yang pertama ini berisi:
ü Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga,
perusahaan atau organisasi,
ü Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi
tersebut,
ü Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi
tersebut,
ü Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
Biasanya
setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal
pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang
lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.
·
Tempat dan
Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri
ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan
surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat
sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat
bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian
surat ke 2 ini.
Contoh:
Jakarta, 12 Mei 2014
Bekasi, 21 April 1994
·
Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga,
instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap
surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor
urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran
surat tersebut berfungsi untuk:
ü Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun
penemuannya kembali apabila diperlukan
ü Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang
dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan
ü Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
ü Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat
menyurat.
·
Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang
menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam
surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka
bagian lampiran bisa ditiadakan.
·
Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal.
Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat
tersebut.
·
Alamat Dalam
Terdapat dua alamt yang dituliskan dalam surat, yaitu
alamat luar (yang ditulis di sampul surat) dan alamat dalam (yang ditulis di
dalam surat). Alamat yang dimaksud dalam bagian ini merupakan alamat dalam. Ada
beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis alamat dalam ini, hal-hal
tersebut adalah sebagai berikut:
ü Kata "kepada" pada alamat dalam sebenarnya
tidak harus ada. Kata "kepada" dirasa berlebihan karena sudah ada
kata "YTH/ yang terhormat"
ü Menggunakan kata "Yang terhormat" yang bisa
disingkat menjadi "YTH"
ü Menggunakan kata "Bapak", "Ibu"
atau "Sdr" jika yang dituju adalah seseorang bukan nama instasi. Kata
"Bapak, Ibu, Sdr" selalu ditulis dengan huruf kapital diawal kata dan
diikuti oleh nama orang.
ü Di setiap bari pada bagian alamat dalam tidak diakhiri
oleh tanda titik.
ü Menuliskan alamat orang atau lembaga yang dituju,
lengkap lebih bagus.
Contoh:
Yth. Bapak Jamhari
Kepala Sekolah SMA 1 Bali
·
Salam
Pembuka
Bagian surat yang ke 7 adalah salam pembuka yang
berfungsi sebagai sapaan dalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf
kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
Contoh:
Dengan hormat,
Salam pramuka,
Assalamualaikum wr.wb.
·
Isi Surat
ü Pembuka
Pembuka merupakan alenia pertama yang berfungsi
sebagai pengantar atau pendahuluan terhadap infomrasi yang disampaikan di
alenia isi.
ü Isi
Alendia isi berisi informasi yang akan disampaikan.
ü Penutup
Sedangkan alenia penutup ini berisi ucapan terima
kasih atau harapan dari penulis surat kepada pembaca surat.
·
Salam
Penutup
Salam penutup merupakan penutup surat yang biasanya
menggunakan kata: "Hormat saya, Hormat kami, Wassalam". Penulisan
salam penutup tersebut seperti salam pembuka, diawali oleh huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.
·
Nama Jelas
Pengirim dan Tanda tangan
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim
surat beserta tanda tangannya.
·
Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak
atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh:
Tembusan:
1. Kepala SMA 1 Bali
2. Pembina OSIS SMA 1 Bali
Tidak ada komentar:
Posting Komentar